Artikels: In 7 stappen naar een soepel ontslaggesprek en waarom de eerste indruk zo belangrijk is
2012-02-01 11:28:42 / Auteur: Heidi Deblaere
U merkt het allicht ook: bedrijven zijn vaak noodgedwongen op zoek naar oplossingen om de gevolgen van de financiële en economische crisis op te vangen. Ontslagen zijn daarom aan de orde van de dag.
Los van de emotionele gevolgen die het voor betrokken werknemers meebrengt, kan het voor werkgevers net zo moeilijk zijn. Mensen ontslaan is heel ingrijpend en hoeveel reorganisaties of individuele ontslagen je als werkgever of HR Manager ook meegemaakt hebt, het went nooit.
In 7 Stappen naar een soepel ontslaggesprek
Werknemers weten vaak goed dat de werkgever geen andere mogelijkheid heeft dan mensen te ontslaan, anderen zullen dan weer de organisatie en de ‘slecht-nieuws-brenger’ blijvend als boeman zien.
Daarom is het als werkgever belangrijk te weten welk effect een ontslag heeft op mensen.
Mensen krijgen vaak het gevoel in een vacuüm terecht te komen, verliezen hun zinvolle bezigheid en daardoor vaak ook hun identiteit. Gevoelens van schaamte en minderwaardigheid kunnen een gevolg zijn. Hoe dan ook kent iedere ontslagene een soort van verliesreactie.
Kwetsbaar zijn vooral werknemers die al zorgen hebben (professioneel of privé) en mensen die van nature uit vrij emotioneel zijn. Nuchtere types zijn immers meer in staat te relativeren en de blik op de toekomst te richten en in het beste geval het ontslag als een opportuniteit te zien.
(Bron: Henk Verhoeven ‘Gesprekstechnieken voor de Personeelsmanager’)
Het is dan ook belangrijk de nodige aandacht te besteden aan de manier waarop je een ontslaggesprek voert.
Op basis van de ontslagervaringen van mijn vele deelnemers in outplacementtrajecten en mijn eigen ervaring, kwam ik tot volgende checklist:
1. Houd het discreet
Breng de betrokken werknemer altijd als eerste op de hoogte. Te vaak gebeurt het nog dat collega’s op de hoogte zijn vóór de betrokkene.
2. Breng het nieuws zo SNEL mogelijk
Uitstel maakt het niet minder pijnlijk, integendeel. De kans dat geruchten een eigen leven gaan leiden is zeer reëel.
3. Breng het nieuws zo DIRECT mogelijk
Kom meteen ter zake en hanteer duidelijke taal. Vermijd het woord ‘ontslag’ niet.
Tracht het nieuws ook niet als minder slecht voor te stellen. Het is gewoon slecht nieuws, meer kan je er niet van maken.
4. Toon begrip voor de reactie van de werknemer
Toon begrip maar hou het zakelijk en bewaar de nodige afstand.
De reactie van een ontslagen medewerker kan sterk variëren maar doorgaans is men sterk geëmotioneerd. Geef hen tijd om het nieuws te laten doordringen.
5. Bespreek het ontslag
Als het nieuws wat doorgedrongen is kan u het ontslag verder bespreken. Tracht u te beperken tot zo objectief mogelijke en indien mogelijk kwantificeerbare gegevens.
In geval van een reorganisatie bereid u zichzelf het best voor op de ‘Waarom ik?’-vraag. Laat u zeker niet verleiden tot het rechtvaardigen van de beslissing om uzelf in te dekken.
6. Rond af
Informeer de werknemer over:
- De afvloeiingsregel
- Het outplacementaanbod (Tip: u kan iemand van het outplacementkantoor vragen aanwezig te zijn op het moment van het ontslag om de eerste psychologische opvang te doen).
- De manier waarop het lopende werk wordt afgerond.
- Verdere richtlijnen m.b.t. afscheid van collega’s, inleveren werkmateriaal etc…
7. Geef CORRECTE en DUIDELIJKE toelichting bij het ontslag
Geef aan directe collega’s en de andere achterblijvers een correcte toelichting bij het ontslag, uiteraard steeds met respect voor de privacy van de ontslagen werknemer(s).
Zo vermijd u giswerk en geruchten die een eigen leven gaan leiden.
Door het tijdig en correct informeren van de ‘gelukkige’ achterblijvers kan u in geval van reorganisatie het negatieve bij-effect in de vorm van het ‘Survivor Syndroom’ beperken.
Het effect van afslankoperaties op achterblijvers resulteert immers vaak in een vermindering van betrokkenheid, loyaliteit, inzet en geloof in het management. Door in gesprek te blijven met de blijvers en hen de nodige aandacht en zorg te geven, verzekert u zich ervan dat de blijvers ook effectief ‘blijven’ en niet transformeren in ‘vertrekkers’. Een goed gesprek kan dus effectief wonderen doen…
Waarom een goede Eerste Indruk zo belangrijk is…
Vanuit mijn jarenlange ervaring met sollicitanten in outplacementtrajecten merkte ik dat mensen vaak inhoudelijk zeer sterk waren maar er desondanks niet in slaagden uitgenodigd te worden voor de volgende sollicitatieronde. Het werd mij alsmaar duidelijker dat er – los van de kerncompetenties die bepalen of iemand een job al dan niet krijgt – een correlatie was tussen het niet slagen in een eerste gesprek en uiterlijke presentatie. Het is immers belangrijk je competenties en kwaliteiten naast inhoud- ook visueel correct te vertalen.
Bij velen duurt het echter een tijdje voor men zich hiervan bewust is.
Albert Mehrabian kwam reeds in 1967 tot de constatatie dat de impact die je communicatie op anderen heeft voornamelijk wordt bepaald door je non-verbale communicatie (verbaal: 7%, vocaal: 38% en non-verbaal: 55%). Deze resultaten kan je nog steeds in de meeste boeken over communicatie terugvinden. Ondertussen echter, werden er sedert dit onderzoek nog tal van andere studies gedaan die de resultaten van Mehrabian enigszins nuanceren. Zo ligt het verbale % toch iets hoger dan de studie van Mehrabian doet geloven maar ze bevestigen quasi allemaal dat non-verbaal gedrag doorslaggevend is in eerste contacten.
En dit heeft alles te maken met hoe wij de massale indrukken die we dagelijks binnen krijgen, verwerken. Onze twee hersenhelften zijn immers elk verantwoordelijk voor het verwerken van andere informatie. Links of de ratio-helft regelt de rationele taken als spreken, schrijven, denken, studeren, analyse. Rechts of de emo-helft is gespecialiseerd in het verwerken van beelden. In deze helft spelen zich ook de onbewuste, emotionele en intuïtieve processen zich af. Beide helften staan continu met elkaar in verbinding en wisselen permanent impulsen uit. Ze zullen echter ALTIJD de VISUELE impulsen als EERSTE verwerken. Pas als de rechter hersenhelft of emo-helft zich aangesproken voelt, krijg je een ‘klik’ naar de ratio-helft en heb je de basis gelegd voor de meer inhoudelijke aspecten van je boodschap. Uiterlijke presentatie of je visuele boodschap is dus een belangrijk aspect in àlle eerste contacten (sollicitatiegesprek, netwerkcontacten, verkoopgesprek…) en heeft een regelrechte impact op je persoonlijke effectiviteit.
Een goede uiterlijk presentatie opent de deur naar sympathie, goodwill en medewerking. Zorg dus dat je altijd een onuitwisbare eerste indruk maakt zodat het verdere verloop van je contact er enkel makkelijker op wordt. Er bestaat binnen een zakelijke context immers niet zoiets als een Tweede Eerste Indruk.
Doordat persoonlijke presentatie steeds een belangrijkere rol speelt in de zakelijke sfeer maar zeker ook bij sollicitaties, promoties en netwerken vullen wij ons outplacementaanbod aan met advies in persoonlijke uitstraling en presentatie.
Sollicitatietrainingen beperken zich meestal tot het schrijven van motivatiebrieven, het opstellen van cv’s en het inhoudelijk voorbereiden op het interview. Sollicitanten missen daardoor veel essentiële, praktische informatie bij het solliciteren. Jammer, want hun verschijning en gedrag beïnvloedt wel degelijk hoe anderen hun competenties inschatten en op hen reageren.
Hun presentatie kan hun acceptatie, en dus hun effectiviteit, in grote mate positief beïnvloeden. Door hun professionele ambities, hun competenties en kwaliteiten, naast inhoud ook visueel te vertalen, m.a.w. ‘zichtbaar’ te maken, winnen deze aan impact en lopen ze twee maal zo snel in de richting van de gewenste job.
Deblaere Consulting neemt imago coaching standaard op in alle outplacementprogramma’s maar adviseert ook graag bedrijven, professionals, sollicitanten en particulieren die op vlak van persoonlijke presentatie willen excelleren.
Voor meer informatie www.deblaereconsulting.be.
Binnenkort in open inschrijving ‘Professional@ Work’,
een informatieve en inspirerende workshop om uw medewerkers bewust te maken van het belang van een professionele kledingstijl.
Deelnemers leren hoe zij met de juiste zakelijke stijl, vertrouwen en competentie uitstralen.
Meer hierover in de volgende nieuwsbrief. Mis hem niet!
Tot dan!
Heidi
Over Heidi
Heidi Deblaere is Expert Outplacement, Carrièrecoach en Certified Image Consultant. Ze coacht ontslagen werknemers naar een nieuwe loopbaan en adviseert bedrijven, professionals, sollicitanten en particulieren op vlak van persoonlijke uitstraling en presentatie.
' Iedereen heeft de kwaliteit om een sterke uitstraling neer te zetten en op zijn of haar manier te excelleren. Onze missie is mensen hierin te laten slagen'. '
Je dient ingelogd te zijn, alvorens je kan reageren.